Ein Klassiker unter den Ablagesystemen: Der Aktenordner

Auch wenn das papierlose Büro immer häufiger propagiert wird – einige Dokumente können nur haptisch aufbewahrt und archiviert werden. Hierfür eignet sich der Einsatz von Aktenordnern, die es ermöglichen, dauerhaft eine große Menge an Unterlagen sicher und in eindeutiger Reihenfolge abzulegen.

ist es empfehlenswert, Schriftstücke in den Ordnern so zu sortieren, dass diese jederzeit griffbereit und auch noch Jahre später auffindbar sind. Folglich sollte darauf acht gegeben werden, sowohl den passenden Ordner auszuwählen, als auch den Innenteil gut strukturiert anzulegen. Überlegen Sie sich vor der Anlage eines neuen Ordners genau, in welcher Größe er benötigt wird, um langfristig allen Anforderungen optimal gerecht zu werden. Ist ein platzsparender schmaler Ordner von Vorteil oder bietet sich durch die Fülle an Unterlagen auf Dauer eher ein breiter Ordner an? Ist der Ordner in erster Linie für DIN A 4 Unterlagen vorgesehen oder wird er überwiegend für DIN A 5 Dokumente verwendet?

Für eine möglichst effiziente Nutzung der Ordner sollten Sie darauf achten, diese genau auf den Inhalt abzustimmen.  Achten Sie bei Ordnern auf Qualitätsprodukte, die eine gute Mechanik zum Öffnen und Schließen aufweisen. Besonders ärgerlich ist, wenn ein Ordner durch eine fehlerhafte Schließung nach kurzer Zeit nicht mehr voll funktionstüchtig ist. ELBA bietet hier eine große Auswahl an Ordnern in den Versionen klassik, basic und premium an – mit der innovativen ELBACLIC Mechanik an, die eine kinderleichte Bedienung dauerhaft gewährleistet.

Beschriften Sie alle Ordner gut lesbar und einheitlich mit den Hauptthemen des Inhaltsverzeichnisses. Eine bessere Übersichtlichkeit erzielen Sie natürlich, wenn die Ordnerrücken mit Hilfe des Computers erstellt werden. Das geht schnell, ist sauber und übersichtlich. Außerdem bietet es sich an, die verschiedenen Unternehmensbereiche durch farbliche Rückenschilder zu differenzieren. Eine andere Möglichkeit ist, die verschiedenen Geschäftjahre durch eine unterschiedliche Farbgebung zu kennzeichnen.

Um eine einheitliche Struktur in den Ordnern herzustellen, ist es empfehlenswert, Register und Trennblätter zu verwenden. So lassen sich mit einem Griff die relevanten Unterlagen in dem Ordner wiederfinden. Für Inhalte, die alphabetisch angeordnet werden sollen, eignet sich ein ABC-Register. Für Unterlagen, die themenspezifisch sortiert werden sollen,  bieten sich Trennblätter aus Karton zur individuellen Beschriftung an. Trennblätter aus stabilem Karton erhalten Sie bei ELBA in verschiedenen Ausführungen (Art.-Nr. 06451, 06456, 06457). Und die Perforation bietet zusätzlichen Komfort: Ganz ohne Schere kann hier eine Einteilung des Registers vorgenommen werden. Einfach an der gewünschten Stelle einreißen, umklappen, abtrennen, beschriften, fertig. Bei Blanko-Registern kann die Auswahl aus verschiedenen Modellen mit 5, 6, 10 oder 12 Unterlagen gewählt werden. Je nach Ausführung sind die Taben bunt und bieten Platz zur Beschriftung.

Gut sortierte Ordner erleichtern nicht nur Ihnen die Arbeit, sondern auch allen Kollegen, die Zugriff auf die Dokumente benötigen. Ein perfektes Ablagesystem ist selbsterklärend und sorgt für entspanntes Suchen und Finden bereits archivierter Informationen.