Wie bekomme ich die tägliche E-Mail-Flut in den Griff?

Arbeitnehmer erhalten durchschnittlich ca. 50-100 E-Mails pro Tag. So kann es leicht passieren, dass man zum Sklaven seines eigenen Posteingangsfaches wird. Dieses zu prüfen und die eingegangenen Mails zu beantworten, ist sicherlich ein wichtiger Bestandteil der Arbeitszeit – aber eben nur einer unter vielen. Damit der Umgang mit der elektronischen Post nicht zum Problem wird, gilt es methodisch richtig im „Kampf“ gegen die E-Mails vorzugehen.

Im Arbeitsalltag ist es wichtig, sich nicht permanent durch eingehende Mails in seiner Konzentration stören zu lassen. Nicht jeder E-Mail, die gerade im Posteingang ankommt, sollte die oberste Priorität beigemessen werden. Hilfreich für ein konzentriertes Arbeiten ist stattdessen, die automatische Benachrichtigung
– zumindest temporär – im E-Mail-Programm auszustellen und eine feste Lesezeit für die Nachrichten zu definieren.

Bei der Durchsicht der E-Mails gilt die „Drei-Minuten-Regel“: Nachrichten, die innerhalb dieser Zeitspanne beantwortet werden können, sollten sofort in Angriff genommen werden, da ein erneutes Öffnen und Einlesen wertvolle Zeit kostet. Mails mit einer Bearbeitungszeit über drei Minuten am besten so lange zurückstellen und auf Wiedervorlage legen, bis man sich einen Überblick über die gesamten Aufgaben verschafft hat.

Die beste E-Mail ist immer noch die, die nicht geschrieben wurde. Bevor Nachrichten an einen immer größer werdenden Verteiler beantwortet oder weitergeleitet werden, sollten Sie kurz überlegen: Muss diese E-Mail wirklich sein? Was würde passieren, wenn ich sie nicht schreibe? Falls die Antwort „Nichts“ ist, sollten Sie am besten darauf verzichten. Hier noch ein paar weitere Tipps, wie sie die tagtägliche E-Mail-Flut eindämmen können:
 

1.) Ziele eindeutig definieren

Unnötiger E-Mail-Verkehr wird dadurch vermieden, dass das Anliegen genau dargelegt wird. Muss die Mail beantwortet werden oder dient sie der reinen Information? Welche Auskünfte werden benötigt und wie sehen die Next Steps aus? Präzise Nachrichten machen es dem Empfänger wesentlich einfacher, den Zweck der Mail schnell zu erkennen und entsprechend reagieren zu können.

2.) So lang wie nötig – aber so kurz wie möglich
Ellenlange E-Mails ohne jegliche Gliederung oder Struktur erschweren dem Empfänger das Lesen und die möglichst rasche Aufnahme des Geschriebenen. Versuchen Sie die Inhalte auf die wesentlichen Punkte zu reduzieren. Im Idealfall kann der Empfänger die Mail innerhalb von 30 Sekunden lesen, verstehen und reagieren.

3.) Verteiler eingrenzen

Muss eine Mail immer an einen Personenkreis von mindestens zehn Leuten gehen? Bevor Sie einen ellenlangen Verteiler erstellen, fragen Sie sich zunächst, ob es wirklich nötig ist, dass alle Personen diese Informationen erhalten und ob sie diese wirklich für die Arbeit benötigen.

4.) Betreffzeile eindeutig ausfüllen

Für den Empfänger ist es wesentlich einfacher, den Inhalt einer Mail schnell und unkompliziert zu erfassen und einzuordnen, wenn die Betreffzeile die wesentlichen Topics einer Mail wiedergibt. Darüber hinaus hilft eine präzise Betreffzeile wesentlich dabei, diese später wiederzufinden.
 
5.) Nicht immer nur per E-Mail kommunizieren

Eine Mail ist nicht der einzige Weg sich zu verständigen! Für beide Seiten ist es öfters der einfachere und schnellere Weg, ein paar Sätze am Telefon oder auf dem Flur zu wechseln, anstatt lange Mails oder mehrere Mailvorgänge zu produzieren, die auch persönlich hätten besprochen werden könnten. Bei allem technischen Fortschritt: Reden Sie mal wieder miteinander!

Nutzen Sie während der Arbeitszeit alle Möglichkeiten, um Ihre E-Mails schnell zu bearbeiten, aber vergessen sie nicht, Arbeit und Freizeit voneinander abzugrenzen. Selbst im Zeitalter von Handys und Notebooks, mit denen man auf der ganzen Welt
E-Mails empfangen und lesen kann: Legen Sie mal eine Pause ein und ignorieren Sie Ihr Posteingangsfach.