Tipps und Tricks für eine dauerhafte Ordnung im Büro

Ordnung ist das halbe Leben. Klar, den Spruch kennt jeder. Die Realität in deutschen Büros sieht jedoch meist anders aus. Oder wie war das noch gleich mit dem Genie und dem Chaos…?

Experten sind sich einig, dass es sich in einem ordentlichen Büro wesentlich strukturierter und effizienter arbeiten lässt. Außerdem spart ein gutes Ablagesystem im Zweifel manche Viertelstunde, die nicht mit der Suche nach einem bestimmten Dokument verbracht werden muss. Dabei kann schon mit einfachen Mitteln mehr Ordnung im Büro erzielt werden.

Der erste Schritt: Räumen Sie Ihre Schreibtischplatte komplett leer, säubern Sie diese gründlich und werfen Sie alle Post-it-Aufkleber an dem Monitor weg. Notizen, Telefonnummern und To Do`s gehören in ein „Super-Buch“ und nicht auf verschiedene Zettel. Es sollten nur die Unterlagen ihren Platz auf dem Schreibtisch finden, die für die augenblickliche Arbeit benötigt werden, wie z.B. Monitor, Telefon, Rolodex oder die wichtigsten Stehordner. Die Dinge, die täglich genutzt werden, haben einen festen Platz auf dem Schreibtisch und sollten diesen auch behalten. Alles andere gehört in oder neben den Schreibtisch bzw. sollte mit Hilfe einer effektiven Ablage ordentlich wegsortiert werden.

Die haptische und elektronische Post, also Faxe, Briefe und E-Mails, sollten nach einem einheitlichen Prinzip geordnet werden. Schaffen Sie sich dafür ein einfaches, übersichtliches System. Die Post sollte sortiert werden nach

•    Eingang

•    In Arbeit

•    Ausgang/Versendet

•    Erledigt/zur Ablage

Und: Haben Sie Mut zur „Ablage P“. Aber auch hier immer beherzigen: Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb! Genau überlegen, ob ein bestimmtes Dokument wirklich noch gebraucht wird. Wenn nicht: Weg damit! So entschlacken Sie Ihre Ablage und gehen sicher, dass nur die Dinge aufgehoben werden, die wichtig für die tägliche Arbeit sind.

Ganz wichtig: Nehmen Sie sich Zeit für Ihre tägliche Ordnung! Der Schreibtisch sollte jeden Abend aufgeräumt werden. So kann am nächsten Morgen geordnet in den Tag gestartet werden und der Kopf ist frei für wichtigere Aufgaben. Und wer an seinem Arbeitsplatz für Ordnung sorgt zeigt, dass ihm das Erscheinungsbild der Firma wichtig ist. Außerdem vermitteln vollgestapelte, mit Bergen von losen Blättern bedeckte Schreibtische einen unprofessionellen und unorganisierten Eindruck. Und den wollen Sie doch nicht bei Ihrem Arbeitgeber hinterlassen, oder?